Power BI infonäyttöön: raportit livenä ilman julkisia linkkejä

Power BI -raportin saa infonäytölle InfoBoxin Power BI -lisäosalla. Lisäosa näyttää organisaation omat raportit näytöllä livenä ilman julkisia Julkaise verkkoon -linkkejä, ja raportin tiedot päivittyvät näytöllä 15 minuutin välein. Lisäosa on maksuton. Se edellyttää, että raporttien työtila on Fabric-, Premium- tai Embedded-kapasiteetilla.

Kirjoitimme tästä aiheesta ensimmäisen kerran heinäkuussa 2026. Silloin ainoa tapa oli julkaista raportti verkkoon ja liittää sen osoite näytölle verkkosivuna. Se toimi, mutta raportista tuli samalla julkinen koko internetille. Lokakuusta 2026 alkaen InfoBoxissa on oma Power BI -lisäosa, ja tämä opas on päivitetty sen mukaiseksi. Kerromme, mitä lisäosa vaatii, miten se otetaan käyttöön ja millainen Power BI -dashboard toimii näytöllä.

Mikä muuttui: lisäosa korvaa julkiset linkit

Power BI:n Julkaise verkkoon -toiminto (englanniksi Publish to web) tekee raportista julkisen. Kuka tahansa, jolla on linkki, näkee raportin ilman kirjautumista, ja linkki voi päätyä hakukoneisiin. Monen yrityksen tietoturvaohje kieltää sen kokonaan, ja Power BI -pääkäyttäjä voi estää toiminnon koko organisaatiolta.

Power BI -lisäosa toimii toisin. InfoBox näkee vain ne työtilat, jotka IT-tuki jakaa sille, ja näytölle upotetaan raportti lyhytaikaisella katselutunnisteella. Raportti ei ole missään vaiheessa julkinen, eikä näytöllä ole Microsoft-tunnuksia.

Mitä Power BI -lisäosa vaatii?

Ennen käyttöönottoa tarkista nämä viisi asiaa:

• Kapasiteetti: raporttien työtilan on oltava jossakin seuraavista kapasiteeteista: Microsoft Fabric (F), Power BI Premium (P) tai Power BI Embedded (A tai EM).
• Microsoft Entran pääkäyttäjä: yhdistämiseen tarvitaan yleinen järjestelmänvalvoja, sovelluksen tai pilvisovelluksen järjestelmänvalvoja, etuoikeutettujen roolien järjestelmänvalvoja tai Fabric-järjestelmänvalvoja.
• Power BI -pääkäyttäjä: ottaa käyttöön kaksi vuokraaja-asetusta.
• Näytöt verkossa: raportti latautuu Power BI:stä suoraan näytölle, joten näytöiltä on oltava HTTPS-yhteys osoitteeseen app.powerbi.com.
• Ei rivitason suojausta: lisäosa ei vielä tue raportteja, joissa käytetään rivitason suojausta (RLS).

Usein sama henkilö on sekä Entran että Power BI:n pääkäyttäjä. Tällöin koko käyttöönotto hoituu yhdeltä istumalta.

Riittääkö Power BI Pro -lisenssi?

Ei riitä. Tämä on yleisin kysymys, ja syy on Microsoftin lisensoinnissa, ei InfoBoxissa. Power BI Pro ja Premium Per User ovat käyttäjäkohtaisia lisenssejä: niillä käyttäjä voi avata raportin selaimessa kirjautuneena. Infonäyttö ei ole kirjautunut käyttäjä, joten raportti upotetaan sovellukseen, ja Microsoft sallii sen vain kapasiteetilla.

Kapasiteetin tarkistaa avaamalla työtilan asetukset Power BI:ssä. Lisenssitiedoissa näkyy Fabric-kapasiteetti, Premium-kapasiteetti tai Embedded. Jos niissä lukee Pro, työtila ei vielä sovi lisäosalle. Moni organisaatio käyttää jo Fabricia muihin tarkoituksiin. Silloin riittää, että näytöille tarkoitetut raportit siirretään kapasiteetilla olevaan työtilaan. Kapasiteetin hinnoittelee Microsoft, ja näytöt kuluttavat organisaation omaa kapasiteettia. InfoBox ei laskuta Power BI:stä mitään.

Näin otat Power BI -lisäosan käyttöön

Käyttöönotto tehdään kerran organisaatiota kohti. Sen jälkeen kuka tahansa sisällön tekijä voi lisätä raportteja näytöille ilman IT-tukea.

Vaihe 1: Yhdistä Microsoft-tili InfoBoxista

Avaa InfoBoxin hallintapaneelissa Lisäosat, etsi Power BI ja klikkaa Yhdistä. Kirjaudu sisään organisaation Microsoft-tilillä ja hyväksy InfoBox Signage -sovellus. Kirjautuvalla käyttäjällä on oltava jokin edellä luetelluista Entran pääkäyttäjärooleista. Jos rooli on myönnetty Privileged Identity Managementin (PIM) kautta, sen on oltava aktiivinen kirjautumishetkellä. Kun palaat InfoBoxiin, Lisäosat-sivulla näkyy tarkistuslista, joka kertoo, mitkä vaiheet ovat valmiina.

Vaihe 2: Ota käyttöön Power BI:n vuokraaja-asetukset

Power BI -pääkäyttäjä avaa osoitteessa app.powerbi.com Asetukset, Hallintaportaali, Vuokraaja-asetukset ja Kehittäjäasetukset. Sieltä otetaan käyttöön kaksi asetusta: Service principals can call Fabric public APIs ja Embed content in apps. Suosittelemme rajaamaan molemmat koskemaan vain suojausryhmää, jossa InfoBox Signage on, eikä avaamaan niitä koko organisaatiolle. Muutos voi tulla voimaan vasta noin 15 minuutin kuluttua.

Vaihe 3: Jaa työtila InfoBoxille

Työtilan pääkäyttäjä avaa jokaisen työtilan, jonka raportteja halutaan näytöille, ja lisää InfoBox Signagen Hallitse käyttöoikeuksia -kohdassa rooliin Jäsen. InfoBox näkee vain ne työtilat, joihin se on lisätty. Muuhun Power BI -ympäristöön sillä ei ole pääsyä.

Vaihe 4: Lisää raportti näytölle

Kun tarkistuslista näyttää Valmis, avaa näyttö tai soittolista ja valitse Lisää uusi, Integraatiot ja Power BI. Valitse raportti ja halutessasi yksi sen sivuista. Lomakkeen esikatselu näyttää raportin samassa muodossa kuin näyttö, joten näet ennen lisäämistä, miten se mahtuu ruudulle. Oletusnäyttöaika on 30 sekuntia, ja sitä voi muuttaa kuten minkä tahansa sliden kestoa.

Tarkemmat ohjeet kuvineen ja vianmääritys ovat ohjekeskuksen Power BI -artikkelissa. Sen voi lähettää suoraan IT-tuelle.

Kuinka usein raportti päivittyy näytöllä?

Raportti näkyy näytöllä livenä omalla ulkoasullaan, ja näyttö hakee raportin tiedot uudelleen 15 minuutin välein. Tiedot päivittyvät ilman sivun uudelleenlatausta, joten ruutu ei välähdä tyhjäksi.

Kannattaa erottaa kaksi asiaa: näytön päivitysväli ja aineiston päivitys. Näytöllä on aina se, mitä Power BI:ssä on. Jos semanttinen malli päivittyy Power BI:ssä kerran yössä, näytöllä on päivän ajan sama luku, vaikka näyttö tarkistaa sen neljä kertaa tunnissa. Jos haluat tiheämmin päivittyvän dashboardin, aineiston päivitysaikataulua on muutettava Power BI:ssä.

Verkkokatko ei pimennä näyttöä. Testasimme lisäosaa toimiston näytöllä, jonka Wi-Fi-yhteys katkesi lähes kahdeksi tunniksi: raportti pysyi ruudulla koko ajan, ja päivitykset jatkuivat minuutin sisällä yhteyden palattua. Jos näyttö kuitenkin käynnistyy uudelleen ilman verkkoyhteyttä, raporttia ei voi näyttää, ennen kuin yhteys palaa. Kuvat ja videot sen sijaan toimivat myös ilman verkkoa.

Tietoturva lyhyesti IT-tuelle

• Yksi sovellusidentiteetti: InfoBox ei tallenna salasanoja, salaisuuksia tai käyttäjien tunnisteita. InfoBox Signage -sovellus ei tarvitse Microsoft Graphin tai muiden rajapintojen käyttöoikeuksia.
• Ei muokkausta: pääsy rajoittuu työtiloihin, joihin InfoBox Signage on lisätty. InfoBox ei koskaan muokkaa, julkaise tai jaa raportteja.
• Lyhytaikainen tunniste: näyttö saa yhden raportin katseluun rajatun upotustunnisteen, joka on voimassa noin tunnin.
• Peruttavissa milloin tahansa: poista InfoBox Signage työtilasta, kytke vuokraaja-asetukset pois tai poista sovellus Entrasta. Pääsy näkyy Entran kirjautumislokeissa ja Microsoft Purviewin valvontalokissa.

Millainen Power BI -dashboard toimii infonäytöllä?

Hyvä näyttöraportti on luettavissa kolmen metrin päästä muutamassa sekunnissa. Yhdellä sivulla kannattaa olla enintään 3–4 visualisointia. Tyypillisiä käyttökohteita:

• Myynti ja asiakaspalvelu: kuukauden myynti suhteessa tavoitteeseen, avoimet tukipyynnöt ja keskimääräinen ratkaisuaika.
• Tuotanto ja logistiikka: päivän tuotanto suhteessa suunnitelmaan, laatupoikkeamat ja toimitusten toteutuma.
• Toimisto ja hallinto: projektien aikataulut, budjetin toteutuma ja asiakastyytyväisyys.

Pöytäkoneelle tehty raportti on infonäytöllä usein liian ahdas. Suurenna fontteja, käytä yksinkertaisia ja kontrastiltaan voimakkaita visualisointeja, kuten pylväs- ja viivakaavioita sekä isoja lukuja, ja poista suodattimet ja osittajat näytölle tarkoitetulta sivulta. Monisivuinen raportti kannattaa jakaa niin, että jokainen sivu on soittolistassa oma slidensa.

Pystynäytöt: Power BI -sivun muoto määritetään raporttia tehtäessä. Vaakasivu näkyy pystynäytöllä kapeana kaistaleena, jonka ylä- ja alapuolelle jää tyhjää. Lisää raporttiin pystysivu Power BI Desktopissa (Format page, Canvas settings, Custom 1080 × 1920) ja valitse se pystynäytölle. Samassa raportissa voi olla sekä vaaka- että pystysivuja.

Power BI -slide on soittolistassa samanlainen slide kuin muutkin, joten sen voi ajastaa näkymään esimerkiksi arkisin klo 8–17, ja se voi vuorotella tiedotteiden, lounaslistan tai Canva-sisällön kanssa. Lisää sisältöideoita on artikkelissa Infonäyttö toimistoon, ja ajastuksen perusteet käydään läpi sisällönhallinnan oppaassa.

Entä jos raportit eivät ole kapasiteetilla?

Silloin vanha tapa toimii edelleen. Julkaise raportti Power BI:ssä Julkaise verkkoon -toiminnolla, kopioi upotusosoite ja lisää se näytölle Sivusto-sisältönä Verkko-kategoriasta. Muista, että raportista tulee julkinen internetissä, joten käytä tätä tapaa vain tiedoille, jotka saavat olla julkisia.

Mitä Power BI -lisäosa maksaa?

Lisäosa on InfoBoxissa maksuton, ja sen voi ottaa käyttöön itse Lisäosat-sivulta. InfoBox-ohjelmisto maksaa 9 €/näyttö/kk alle kymmenen näytön kokonaisuuksissa ja 7 €/näyttö/kk vähintään kymmenellä näytöllä, laskutettuna vuosittain. Yhdelle näytölle se on 108 euroa vuodessa. Power BI -kapasiteetti on organisaation oma Microsoft-hankinta, eikä InfoBox maksa tai laskuta siitä. Näytöksi käy Android-televisio tai mikä tahansa televisio, jonka HDMI-porttiin liitetään 59 euron InfoBox Basic -laite. Hinnat ovat hinnastossa.