Infonäyttö toimistoon: 8 ideaa, joita suomalaiset hybriditoimistot jo käyttävät

Hybriditoimisto on muuttanut sisäisen viestinnän pelisäännöt. Tiistaina puolet tiimistä on etänä ja puolet toimistolla, ja taukotilan ilmoitustaulu ei ole päivittynyt tammikuun jälkeen. Infonäyttö on kanava, joka tavoittaa kaikki samaan aikaan ilman sähköpostiviestiä.

Suomalaiset toimistot ottavat infonäyttöjä käyttöön nopeammin kuin monet muut toimialat. Syyt ovat käytännönläheiset: taukotilan näyttö tavoittaa tiimin ilman sähköpostimelua, aulatilassa oleva näyttö luo ammattimaisen ensivaikutelman vieraille, ja Power BI -kojelauta myyntiosaston seinällä pitää kaikki samassa tahdissa. InfoBox alkaa 7 €:sta näyttöä kohti kuussa, toimii kaikilla Android-televisioilla ja on käyttövalmis kolmessa minuutissa.

Tässä oppaassa on kahdeksan sisältöideaa, joita suomalaiset toimistot jo käyttävät, sekä konkreettiset vinkit siihen, mitä näyttää ja miten ajastaa sisällöt.

1. KPI-kojelaudat ja myyntiluvut

Yleisin toimistokäyttö infonäytöille on reaaliaikainen suoritusdata. Kuukauden myynti, viikoittaiset tavoitteet, tukitiketin jono, tuotantomäärä, mikä tahansa mittari, joka ohjaa tiimiäsi, näytöllä kaikkien nähtävillä ilman selainvälilehteä.

InfoBox tukee suoraa Power BI -integraatiota: liitä raporttisi upotus-URL InfoBox Platformiin, ja näyttö näyttää kojelautan reaaliajassa. Ei manuaalisia kuvakaappauksia eikä sähköpostilla lähetettyjä PDF-tiedostoja. Tiedot päivittyvät automaattisesti Power BI:n päivittyessä.

Paras tulos syntyy, kun yksi näyttö on omistettu yhdelle raportille useiden kojelautanäkymien kierrättämisen sijaan. Myyntitiimit sijoittavat usein näytön neuvotteluhuoneen päätyseinälle. Tukitiimit suosivat näyttöä, joka näkyy jokaiselta työpisteeltä.

2. Sisäiset tiedotteet ja henkilöstöviestintä

Sisäisten uutiskirjeiden sähköpostin avausprosentti on useimmissa organisaatioissa 30–40 prosenttia (lähde: Staffbase Internal Communications Benchmark 2024). Taukotilan näyttö tavoittaa kaikki, jotka kulkevat sen ohi, myös kentällä työskentelevän asentajan, joka lukee sähköpostinsa kerran päivässä.

Toimistokäytössä hyvin toimivia tiedotetyyppejä: uuden työntekijän esittely valokuvalla, tulevat koko henkilöstön kokoukset tai koulutuspäivät, käytäntömuistutukset, henkilöstöetujen päivitykset sekä yksittäisen tiimin tai henkilön onnistumisten tunnustaminen. Pidä jokainen dia yhdessä viestissä, käytä suurta tekstiä ja vaihda sisältöä vähintään viikoittain, jotta ihmiset katsovat näyttöä edelleen.

InfoBoxin avulla voit ajastaa sisällöt pilvestä. Voit valmistella ensi kuun tiedotteet tänään, asettaa ne ilmestymään oikeana päivänä ja ne näkyvät näytöllä automaattisesti ilman, että kenenkään tarvitsee olla toimistolla.

3. Aulan ja vastaanoton tervetulonäytöt

Aulassa oleva näyttö on ensimmäinen asia, jonka vieras näkee. Näyttö, jolla on yrityksen nimi, tervetuloviesti vieraan nimellä tai viimeisin projekti, luo ammattimaisen vaikutelman välittömästi.

Useat neuvotteluhuoneet omaavat suomalaiset yritykset lisäävät aulanäyttöön huonevarauksia: kuka on tulossa, milloin ja mihin huoneeseen. Tämä vähentää vastaanoton työtaakkaa ja tekee vieraskokemuksesta selkeän. Voit yhdistää Google Slides -esityksen Google Drivesta ja päivittää tervetulosisältöä mistä tahansa.

Käytännön vinkki: pidä aulanäyttö erillään taukotilan näytöistä. Vieraille suunnattu sisältö tulee kuratisoida eri tavoin kuin sisäinen viestintä, ja InfoBoxin avulla voit hallita jokaista näyttöä itsenäisesti.

4. Neuvotteluhuoneiden varausnäytöt

Hybriditoimiston klassinen turhautuminen: varaat huoneen, saavut paikalle, siellä on jo joku. Pieni näyttö neuvotteluhuoneen oven vieressä näyttämässä tämänhetkisen varaustilanteen poistaa ongelman kokonaan.

InfoBoxin avulla voit näyttää Google Slides- tai SharePoint-sivun, jossa on huoneen aikataulu. Jos kalenterijärjestelmäsi voi viedä tietoja julkiseen URL-osoitteeseen tai upotukseen, näyttö voi näyttää reaaliaikaisen huonetilanteen. Kolmesta viiteen neuvotteluhuoneeseen omaavissa toimistoissa jopa yksinkertainen joka aamu päivitettävä aikatauludia poistaa päivittäisen sekaannuksen.

5. Etätiimin läsnäolo ja videoyhteydet

Hybridityö luo epäsymmetrian: etätyöntekijä on pieni suorakulmio kannettavan tietokoneen näytöllä, kun toimistolla oleva ryhmä täyttää neuvottelupöydän. Jotkut suomalaiset yritykset ratkaisevat tämän jättämällä neuvotteluhuoneeseen erillisen näytön, joka on yhdistettynä videoyhteyteen, jolloin etäosallistujat näkyvät täyden kokoisia huoneessa.

Kokousten lisäksi näyttö voi näyttää reaaliaikaisen kuvan etätoimipaikasta, mikä luo yhteisöllisyyden tunteen toimistojen välille. Näytät yksinkertaisen videovirran tai kiertävän valokuvavalikoiman toisesta toimistosta. Se on edullinen tapa ylläpitää yrityskulttuuria eri toimipisteiden välillä.

6. SharePoint- ja Canva-sisällöt

Useimmat suomalaiset yritykset tuottavat jo sisäistä sisältöä SharePointissa tai suunnittelevat graafisia elementtejä Canvassa. InfoBox tukee molempia. Voit näyttää SharePoint-intranet-sivun, henkilöstöilmoituksen tai Canva-suunnitelman suoraan näytöllä ilman vientiä tai uudelleenlatausta.

SharePoint-integraatio on erityisen hyödyllinen yrityksille, joilla on reaaliaikainen intranet. Kun intranetia päivitetään, näyttö heijastaa muutoksen automaattisesti. Yrityksille, joilla ei ole omaa intranetiä, Canva on nopeampi tapa: suunnittele mallipohja kerran, julkaise se näytölle ja päivitä tekstikenttiä tarpeen mukaan.

7. Turvallisuus-, vaatimustenmukaisuus- ja koulutusmuistutukset

Säännellyt toimialat, kuten rakentaminen, teollisuus ja terveydenhuolto, ovat käyttäneet näyttöjä turvallisuustiedottamiseen vuosia. Myös toimistoympäristöillä on omat vaatimustenmukaisuustarpeensa: tietojenkäsittelymuistutukset, tietoturvakäytännöt, poistumisreitit ja ensiapupisteet.

InfoBoxin avulla voit kierrättää nämä muistutukset diaesityksen lomassa muun sisällön joukossa, jolloin ne ilmestyvät säännöllisesti hallitsematta näyttöä. Voit asettaa turvallisuusdian ilmestymään joka viidentenä osana kierrossa. Se on yksi helpoimmista tavoista täyttää koulutuksen näkyvyysvaatimukset ilman lisäkokouksia.

8. Tunnustukset, kulttuuri ja tiimiuutiset

Gallupin vuoden 2024 työtyytyväisyystutkimuksen mukaan tunnustaminen on yksi alikäytetyimmistä motivaattoreista eurooppalaisilla työpaikoilla (lähde: Gallup State of the Global Workplace 2024). Näyttö on yksi halvimmista tavoista korjata tämä. Kun tiimi saa kaupan päätökseen tai kollega juhlii työvuosipäivää, dia taukotilan näytöllä tekee hetkestä kaikkien näkyvissä olevan.

Muita kulttuurikäyttötarkoituksia, joita suomalaiset toimistot ovat hyödyntäneet: tiimitapahtumien valokuvat Google Drivesta ladattuna, viikoittainen tietovisapysäkki, kesäjuhlan laskuri ja kiertelevät lainaukset asiakaspalautteesta. Mikään näistä ei vaadi graafisia taitoja. Canvassa tehty valokuva lyhyellä tekstirivillä vie viisi minuuttia ja voi pyöriä kierrossa viikon ajan.

Miten aloitat tyypillisessä suomalaisessa toimistossa

Useimmat toimistot aloittavat yhdellä tai kahdella näytöllä ja laajentavat, kun tiimi huomaa kuinka helppo sisältöä on hallita etänä. Yleisimmät lähtöpisteet ovat taukotila (paljon liikennettä, luonnollinen huomio) ja aula (vierassuuntautunut, ammattimainen vaikutelma).

Jos sinulla on moderni Android-televisio taukotilassa, InfoBox toimii siinä suoraan ilman lisälaitteita. Vanhemmille televisioille tai monitoreille 59 euron InfoBox Basic -laite liitetään HDMI-porttiin ja ohjelmisto on esiasennettu. Rekisteröit näytön platformiin, lisäät ensimmäisen sisällön ja näyttö päivittyy minuutissa.

Sisällönhallinta on täysin etäkäyttöistä. Voit lisätä dian, muuttaa aikataulua tai vaihtaa kuvan puhelimestasi matkustaessasi. Jos hallinnoit useita toimipisteitä, kaikki näytöt näkyvät samassa platformin näkymässä.

Aikataulutusvinkkejä hybriditoimistolle

Yksi huomiotta jäänyt infonäyttöominaisuus hybriditoimistoissa on kellonaikaan perustuva ajastus. Muutamia kaavoja, joita suomalaiset toimistot ovat kokeneet hyödyllisiksi:

1. Aamun aloitusaika (8.00–9.30): Näytä päivän ohjelma, neuvotteluhuoneet ja tiedotteet. Tämä on se hetki, jolloin ihmiset saapuvat ja tarkistavat, mitä on tulossa.
2. Lounasaika (11.00–13.00): Jos lähellä on henkilöstöravintola tai lounaslista, näytä se. Muussa tapauksessa kierrätä tiimiuutisia ja tunnustusdioja luonnollisen tauon aikana.
3. Päivän loppu (16.00–17.30): Näytä huomisen kohokohdat, viikoittaiset tavoitteet versus toteutunut tai tiimiä kuvaava valokuva. Päätä päivä positiivisesti.
4. Toimistoajan ulkopuolella: Harkitse näyttöjen asettamista valmiustilaan klo 18.00 jälkeen. InfoBox tukee ajastettua päälle/pois-toimintoa, jotta näytöt eivät kulu yönyli ja energiankulutus pysyy hallinnassa.

Mitä InfoBoxia käyttävät toimistot sanovat

KotiSome LKV, suomalainen kiinteistönvälitystoimisto, käyttää InfoBox-näyttöjä KPI-kojelautojensa esittämiseen taukotilassaan. KSBR, suomalainen rakennusyritys, hallitsee henkilöstöviestintää eri toimipisteissä: "Taukotilojen näytöillä tapahtuva henkilöstöviestintä on todella helppoa, täysin etänä."

Botta Events, joka hallinnoi monikerroksista tapahtumapaikkaa, käyttää InfoBoxia vieraiden ohjaamiseen: "Kaikkien näyttöjen hallinta yhdestä paikasta on todella kätevämpää."