Automatisera digital skyltning: 9 sätt att låta innehållet uppdatera sig självt

Att automatisera digital skyltning betyder att skärmens innehåll uppdateras från sin källa utan att någon laddar upp filer i InfoBox. I InfoBox sker det på tre sätt: integrationer hämtar innehållet där det görs (Canva, Google Slides, Power BI, SharePoint, lunchmenyer, byggplatssystem), färdiga innehållstyper hämtar sina data själva (väder, klocka, nyheter, buss- och tågavgångar) och schemaläggningen byter innehåll vid rätt tidpunkt. En sak ska sägas direkt: InfoBox gör inte innehållet åt dig. Det tar innehållet till skärmen och håller det aktuellt.

En typisk skärm dör långsamt. Januarierbjudandet sitter kvar i mars, lunchmenyn är förra veckans och vädret saknas för att ingen hinner. Den här artikeln går igenom nio automatiseringar som tar bort det handarbetet och säger ärligt vad InfoBox inte automatiserar. Vill du först ha helhetsbilden av hur innehåll hanteras i programvaran finns den i artikeln om system för digital skyltning.

Vad automatisering av digital skyltning är, och vad det inte är

Automatisering är inte att programvaran hittar på innehåll till skärmen. Det är att innehållet görs en gång där det ändå görs, och skärmen följer med. Marknadsavdelningen gör erbjudandet i Canva, köket uppdaterar lunchmenyn i sitt menyverktyg, ekonomi uppdaterar rapporten i Power BI, och skärmen visar alltid den senaste versionen. Tre mekanismer sköter det:

• Integrationer hämtar innehållet från källan. Du ansluter tjänsten en gång, och InfoBox hämtar ändringarna med valt intervall eller visar källans aktuella läge.
• Färdiga innehållstyper hämtar sina data själva. Väder, klocka, nyheter och avgångar behöver ingen källa: de uppdateras så fort de lagts till.
• Schemaläggningen byter innehåll vid rätt tidpunkt. Veckodagar, klockslag och datumintervall ställs in en gång i förväg, och ingen behöver byta innehåll för hand.

1. Canva: designen uppdateras på skärmen av sig själv

Canva är det vanligaste designverktyget bland InfoBox-kunder, och därför den viktigaste automatiseringen. När Canva-kontot är anslutet importeras designen till en skärm eller spellista så att varje sida blir en egen bild. Därefter kontrollerar InfoBox som standard en gång i timmen om designen ändrats och hämtar den nya versionen till skärmarna. Intervallet kan kortas till fem minuter, och knappen Synka hämtar ändringen direkt. Sidor du döljer i Canva förblir dolda även på skärmen. Veckans erbjudande byts alltså genom att redigera Canva-filen, inte genom att ladda upp bilder. Detaljerna finns i guiden till Canva-integrationen.

2. Google Slides och PowerPoint: presentationen hålls synkad

Samma logik gäller presentationer i Google Slides och PowerPoint-filer som ligger i Google Drive. Du ansluter organisationens Google-konto en gång, väljer presentationen i Drive, och varje sida blir en egen bild på skärmen. InfoBox hämtar presentationen på nytt som standard var 60:e minut, som tätast var femte minut, eller direkt med knappen Synka. Sidor som läggs till i Google Slides dyker upp på skärmen, borttagna försvinner, och överhoppade sidor förblir dolda. Kontorets veckoinformation som alltid legat i PowerPoint kan alltså ligga kvar i PowerPoint.

3. Power BI: rapporten uppdateras var 15:e minut

Power BI-tillägget visar organisationens egna rapporter på skärmen utan publika länkar. Organisationens Microsoft-konto ansluts en gång, rapporternas arbetsyta delas med InfoBox, och sedan väljer du rapporten till skärmen ur en lista, som vilket innehåll som helst. Skärmen hämtar rapportens data var 15:e minut utan att sidan laddas om. Skärmen visar alltid det som finns i Power BI: uppdateras underlaget i Power BI en gång per natt står siffran still hela dagen. Tillägget kräver att arbetsytan ligger på Fabric-, Premium- eller Embedded-kapacitet. Krav och installation går vi igenom i Power BI-guiden.

4. Lunchmenyn: uppdateras från köket

På en lunchrestaurangs skärm är det vanligaste handarbetet att byta lunchmeny. Med en menytjänst som har en publik webbadress, på den finska marknaden till exempel Lounastaja, uppdaterar köket menyn i tjänsten som vanligt, och skärmen hämtar den därifrån. Menyns webbadress läggs till på skärmen en gång, ett uppdateringsintervall på en timme räcker, och schemat visar menyn bara under lunchtid, till exempel vardagar 10.30–14.00. Övrig tid rullar kaffeerbjudandet eller kvällsmenyn på samma plats. Hela upplägget finns i artikeln om lunchmeny på digital skärm.

5. Byggplatssystem: tidsplanen på byggarbetsplatsens skärm

På en byggarbetsplats sitter skärmen i lunchrummet, och det viktigaste innehållet är dagens tidsplan. En publik delningslänk från projektverktyget, till exempel Sitedrive, TAKT.ing eller CALS, läggs till som en webbsida på skärmen, och vyn uppdateras från arbetsledningens system, inte via skärmen. Ett uppdateringsintervall på 15 minuter passar vyer som ändras under dagen, och en timme räcker för tidsplaner som inte gör det. Hela skärmupplägget för en byggarbetsplats finns i artikeln om digital skyltning på byggarbetsplatsen.

6. SharePoint, Kalkylark och andra webbsidor: intervallet gör resten

Allt som har en publik webbadress kan visas som en webbsida på skärmen, och varje sådan bild får ett uppdateringsintervall. Skärmen laddar om sidan med det intervallet och visar källans aktuella läge. En nyhetssida i SharePoint klarar sig med 15–30 minuter, ett Google Kalkylark med fem minuter om siffrorna ändras under dagen. Villkoret är att sidan öppnas utan inloggning: i SharePoint betyder det en anonym delningslänk som organisationens administratör tillåter, i Google Kalkylark funktionen Publicera på webben. Testa adressen först i ett privat webbläsarfönster. Syns sidan där, syns den på skärmen.

7. Väder, klocka, nyheter och avgångar: färdiga innehållstyper

En del innehåll behöver ingen källa alls. InfoBox har färdiga innehållstyper för klocka, väder, nyheter och RSS-flöden samt buss- och tågavgångar. Vädret får du på skärmen med bara ortens namn: prognosen hämtas från MET Norway och hålls aktuell utan handarbete. I entrén är nästa avgångar från hållplatsen och dagens väder sådant innehåll som ingen uppdaterar men alla tittar på. De passar in mellan bilder och erbjudanden i spellistan.

8. Schemaläggning: rätt innehåll vid rätt tidpunkt

Schemaläggningen är den äldsta automatiseringen och ändå den mest underskattade. I InfoBox kan en enskild bild eller en hel spellista schemaläggas efter veckodag, klockslag och datumintervall, och varje veckodag kan få ett eget tidsfönster. En kampanj får start- och slutdatum, dyker upp på skärmen den avtalade morgonen och försvinner den sista kvällen utan att någon behöver komma ihåg det. Lunchmenyn visas vardagar mitt på dagen, helgerbjudandet lördag och söndag. När schemat byggs ordentligt en gång rullar skärmens vecka av sig själv.

9. Spellistan: en ändring, alla skärmar

Spellistan är InfoBox sätt att visa samma innehåll på många skärmar. När spellistan ändras når ändringen alla skärmar som använder den, oavsett om de är två eller tvåhundra. I en kedja sköter marknadsavdelningen den gemensamma spellistan och butiken lägger sina egna bilder bredvid. Synkroniserad uppspelning håller skärmar som sitter bredvid varandra i takt eller låter innehållet vandra från skärm till skärm. Efter publicering finns det nya innehållet på enheterna inom några sekunder.

Vad automatiserar InfoBox inte?

Att göra innehållet. InfoBox skapar inga erbjudanden, skriver inga meddelanden och designar inga bilder. Det hämtar och visar det du eller källsystemet har gjort. Därför är nyttan störst när innehållet redan uppstår någonstans: i Canva, i PowerPoint, i menytjänsten eller i Power BI.

Källans behörigheter. En webbsida på skärmen visar bara sidor som öppnas utan inloggning, och Power BI kräver kapacitet som organisationen köper av Microsoft. InfoBox går inte runt det.

Uppkopplingen. Uppladdade bilder, videor och PDF-filer sparas på enheten och spelas upp även utan uppkoppling. Webbsidor visar under ett avbrott den senast lyckade laddningen och uppdateras när uppkopplingen är tillbaka. Är skärmens uppkoppling osäker bör det viktigaste innehållet ligga som filer.

Så kommer du igång

1. Välj det innehåll som är mest irriterande att byta. Oftast är det lunchmenyn, veckans erbjudande eller rapporten som någon laddar upp på skärmen varje måndag.

2. Anslut dess källa. Canva- och Google-konton ansluts från sidan Integrationer i InfoBox, Power BI från sidan Tillägg, och webbadresser läggs till direkt i skärmens innehåll. Steg-för-steg-guider för varje tjänst finns i InfoBox hjälpcenter.

3. Schemalägg och publicera. Ge innehållet veckodagar och klockslag, lägg det i en spellista som används på rätt skärmar och publicera. Nästa ändring gör du sedan i källan, inte i InfoBox.

Vad kostar automatiseringarna?

Inget extra. Integrationer, färdiga innehållstyper och schemaläggning ingår i priset för InfoBox Platform, 99 kr per skärm och månad för färre än tio skärmar och 79 kr per skärm och månad från tio skärmar, med årsabonnemang. Källtjänsterna, som Canva, Google Workspace eller Power BI-kapacitet, är organisationens egna inköp. Alla funktioner finns samlade på funktionssidan och priserna på prissidan.