Infonäytön ostajan opas: näin valitset oikean ratkaisun neljässä vaiheessa

Oikean infonäyttöratkaisun valinta tiivistyy neljään vaiheeseen: päätä ensin, mihin paikkaan näyttö tulee ja mille yleisölle se viestii, valitse sitten laitteet sen mukaan, mitä sinulla jo on, vaadi ohjelmistolta etähallinta, ajastus ja selainkäyttö ilman asennuksia. Vertaa lopuksi hankintatapoja: oma televisio ja ohjelmisto alkaen 7 €/näyttö/kk vai avaimet käteen -leasing alkaen 24 €/näyttö/kk. Tässä oppaassa käydään jokainen vaihe läpi niin, että osaat tehdä valinnan itse ja tunnistat sudenkuopat ennen sopimusta.

Vaihe 1: Mihin paikkaan ja mille yleisölle?

Kaikki muut valinnat seuraavat tästä. Sisätilan näyttö asiakastilassa, taukotilassa tai aulassa on helpoin tapaus: valaistus on hallittua ja tavallinen televisio riittää. Näyteikkuna on vaativampi, koska auringonvalo syö himmeän kuvan: varjoisaan ikkunaan riittää 1 500–3 000 nitin näyttö, suoraan auringonpaisteeseen tarvitaan 3 000–4 000 nitiä. Kokonaan ulos tarvitaan lisäksi säänkestävä, IP-luokiteltu laite, jonka vaatimukset on käyty läpi ulkonäyttöjen oppaassa.

Yleisö määrää sisällön ja samalla ohjelmistotarpeen. Ohikulkija ehtii lukea yhden ison viestin, kassajonossa seisova pidemmänkin. Henkilöstöviestinnässä näytölle nousevat tiedotteet ja mittarit, asiakastilassa tarjoukset ja tuotteet. Jos näyttöjä tulee useampaan toimipisteeseen, keskitetty hallinta muuttuu mukavuudesta välttämättömyydeksi. Kuntien ja julkisen sektorin erityiskysymykset, kuten hankintarajat ja saavutettavuus, on koottu kuntien oppaaseen.

Mieti samalla, kuinka monta näyttöä tarvitset ensimmäisen vuoden aikana. Määrä vaikuttaa sekä hintaan että hallintaan: kymmenen näytön rajalla ohjelmiston hinta putoaa 9 eurosta 7 euroon näyttöä kohti kuukaudessa, ja usean toimipisteen kokonaisuudessa soittolistojen ja käyttöoikeuksien merkitys kasvaa. Aloittaa voi silti yhdellä näytöllä: hyvin valittu järjestelmä laajenee lisäämällä näyttöjä samaan hallintaan ilman uutta hankintaa.

Vaihe 2: Laitteet – kelpaavatko nykyiset näytöt infonäytöiksi?

Yleisin ja kallein virhe on ostaa uudet näytöt tarkistamatta, mitä jo omistaa. Moderni Android-televisio toimii infonäyttönä suoraan: sovellus asennetaan sovelluskaupasta, eikä erillistä laitetta tarvita. Muihin televisioihin ja monitoreihin liitetään HDMI-porttiin 59 euron InfoBox Basic -laite, ja näyttö on käyttövalmis muutamassa minuutissa.

Merkki ratkaisee, tarvitaanko lisälaite. Esimerkiksi Sonyn, Philipsin, TCL:n ja Hisensen uudet televisiot ovat Android-televisioita, joten ne toimivat infonäyttöinä suoraan. Samsungin ja LG:n kuluttajatelevisiot käyttävät omia käyttöjärjestelmiään, joten niihin liitetään Android-laite, esimerkiksi InfoBox Basic tai mikä tahansa Android-mediatoistin. Epävarmassa tilanteessa asian tarkistaa nopeasti: jos televisiossa on Google Play -sovelluskauppa, näyttö on valmis ilman uusia hankintoja.

Uusi näyttö kannattaa ostaa vain, kun paikka sitä vaatii: kirkas ikkunanäyttö, säänkestävä ulkonäyttö tai ammattinäyttö ympärivuorokautiseen käyttöön. Ammattinäytöt, telineet ja tarvikkeet löytyvät InfoBoxin verkkokaupasta, ja vaihtoehtona on leasing, jossa laitteet eivät sido pääomaa (vaihe 4).

Vaihe 3: Infonäyttöohjelmisto – viisi vaatimusta ennen valintaa

Ohjelmisto on se osa, jonka kanssa eletään joka viikko, joten sen vaatimuslista kannattaa käydä läpi huolellisemmin kuin laitteiden. Nämä viisi asiaa erottavat toimivan järjestelmän turhauttavasta:

Kuudes, usein unohtuva kysymys: mistä sisältö tulee? Osa järjestelmistä laskuttaa sisäänrakennetusta editorista, jota moni ei koskaan käytä, koska sisällöt tehdään Canvassa tai PowerPointissa joka tapauksessa. Tärkeämpää on, että valmiit integraatiot, esimerkiksi Power BI, SharePoint, Google Drive ja lounaslistat, pitävät sisällön ajan tasalla lähteessään. Koko sisältöprosessi on kuvattu sisällönhallinnan oppaassa ja ohjelmiston ominaisuudet ohjelmistosivulla.

Paras tapa varmistaa vaatimusten täyttyminen on kokeilla järjestelmää omalla sisällöllä ennen sopimusta. Lataa oma ruokalistasi tai kampanjasi, ajasta se viikoksi ja anna hallinta sille henkilölle, joka päivittäisi sisältöjä jatkossakin. Kokeilussa paljastuu nopeasti, sujuuko arki ilman ohjekirjaa, ja samalla näet, miten näyttö käyttäytyy, kun verkkoyhteys katkaistaan hetkeksi. Jos toimittaja ei tarjoa maksutonta kokeilua vaan ainoastaan esittelyn myyjän ruudulta, sekin kertoo jotain järjestelmän helppoudesta.

Vaihe 4: Infonäytön hankintatapa ja hinta

Infonäytön kustannukset jakautuvat ohjelmistoon ja laitteisiin, ja ne kannattaa laskea erikseen. InfoBox-ohjelmisto maksaa 9 €/näyttö/kk alle kymmenen näytön kokonaisuuksissa ja 7 €/näyttö/kk vähintään kymmenellä näytöllä, laskutettuna vuosittain. Yhden näytön hinta on 108 euroa vuodessa. Laitepuolella halvin reitti on käyttää omia televisioita, tarvittaessa 59 euron Basic-laitteella.

Jos uusia näyttöjä tarvitaan monta eikä pääomaa haluta sitoa, avaimet käteen -leasing kokoaa näytön, ohjelmiston ja esiasennuksen yhteen pakettiin 36 kuukauden sopimuksella alkaen 24 €/näyttö/kk. Sopimuskauden päättyessä näytöt voi lunastaa 50 eurolla näyttöä kohti. Oman kokonaisuuden tarkan hinnan saa parissa minuutissa hintalaskurista, ja hinnoittelun yksityiskohdat ovat hinnastossa.

Konkreettinen esimerkki tekee vertailusta helpon. Viiden näytön kahvila, jonka televisiot ovat jo seinällä: ohjelmisto maksaa 5 × 9 € × 12 kk eli 540 euroa vuodessa, ja jos kolme televisiota tarvitsee Basic-laitteen, kertakulu on 177 euroa. Ensimmäinen vuosi maksaa 717 euroa ja seuraavat 540 euroa. Sama kokonaisuus avaimet käteen -leasingilla uusine 32 tuuman näyttöineen maksaa viidellä näytöllä 5 × 26 € × 12 kk eli 1 560 euroa vuodessa (alin hinta 24 €/näyttö/kk koskee vähintään kymmenen näytön kokonaisuuksia), mutta summaan sisältyvät uudet ammattinäytöt, ohjelmisto ja esiasennus ilman kertainvestointia.

Päätösmatriisi: mikä sopii tilanteeseesi?

Matriisi antaa suunnan, mutta rajatapauksissa kannattaa laskea molemmat reitit auki: sama lopputulos syntyy usein sekä omilla televisioilla että leasingilla, ja valinta riippuu siitä, onko käyttökelpoisia näyttöjä jo olemassa ja halutaanko kustannus kirjata kuluksi vai investoinniksi.

Viisi sudenkuoppaa, jotka näkyvät vasta laskussa

Liian himmeä näyttö ikkunaan. Kuva näyttää hyvältä illalla ja katoaa keskipäivän auringossa. Mittaa valo ensin, valitse kirkkaus sitten.

Pitkä määräaikainen sopimus ilman vertailua. Osa toimittajista sitoo asiakkaan 36 kuukaudeksi palvelusopimukseen, jonka kokonaishinta selviää vasta tarjouksesta. Pyydä aina kokonaishinta koko sopimuskaudelle ja vertaa sitä julkisiin hinnastoihin.

Ominaisuudet, joita ei käytetä. Sisäänrakennettu editori, kosketusominaisuudet tai analytiikka nostavat hintaa, vaikka arjessa näytöllä pyörivät kuvat, videot ja lounaslista. Vaatimuslista ennen myyntipuhetta pitää hinnan kurissa.

Sisältö unohtuu hankinnan jälkeen. Näyttö, jonka sisältö ei vaihdu, muuttuu tapetiksi. Sovi jo hankintavaiheessa, kuka päivittää ja millä rytmillä, ja ajasta perussisältö valmiiksi.

Datan sijainti jää kysymättä. Moni järjestelmä ei kerro julkisesti, missä sisällöt ja käyttäjätiedot sijaitsevat. Julkiselle sektorille ja monelle yritykselle EU-datasijainti on vaatimus, joten kysy asia ennen sopimusta ja pyydä vastaus kirjallisesti. InfoBoxin data sijaitsee Google Cloudin konesalissa Suomessa.

Toimittajien vertailuun on oma osionsa: kilpailijavertailut käyvät läpi kymmenen Suomessa myytävää järjestelmää kohta kohdalta. Vertaile ainakin kokonaishintaa koko sopimuskaudelle, julkisen hinnaston olemassaoloa, maksutonta kokeilua ja irtisanomisen ehtoja: nämä neljä paljastavat toimittajien erot nopeammin kuin ominaisuuslistat. Järjestelmien tekniset erot on avattu tarkemmin infonäyttöjärjestelmien oppaassa.

Kun neljä vaihetta on käyty läpi, valinta ei ole enää arvaus: tiedät paikan vaatimukset, laitteiden todellisen tarpeen, ohjelmiston vaatimuslistan ja kokonaishinnan. Loppu on käytännön kokeilua, ja sen voi aloittaa maksuttomalla 14 päivän ohjelmistokokeilulla omalla televisiolla, ennen kuin euroakaan on sidottu laitteisiin. Kokeilun aikana ehdit testata ajastuksen, soittolistat ja oman sisältösi näytöllä, joten päätös syntyy kokemuksesta eikä esitteestä. Jos jokin vaihe mietityttää, esittelyssä käydään tilanne läpi yhdessä ja saat suoraan tarkan hinnan omalle kokonaisuudellesi.