Infonäyttö kunnille: opas käyttökohteisiin, hankintaan ja hintoihin

Kunnan viestintä kulkee montaa reittiä: verkkosivut, sosiaalinen media, paikallislehti ja edelleen myös se paperinen ilmoitustaulu kirjaston aulassa. Ongelma on, että paperi vanhenee heti tulostamisen jälkeen, eikä verkkosivu tavoita kuntalaista, joka ei sitä avaa. Aulassa, odotustilassa ja liikuntapaikalla ihmiset kuitenkin jo ovat, ja juuri siellä ajantasainen näyttö tekee eniten työtä.

Infonäyttöjärjestelmä tarkoittaa kunnalle keskitetysti hallittavia näyttöjä, joiden sisältö päivitetään pilvipalvelusta ilman käyntiä paikan päällä. InfoBox on suomalainen infonäyttöalusta, jonka hinta alkaa 7 eurosta näyttöä kohti kuukaudessa, joka toimii kunnan nykyisillä televisioilla ja jonka data sijaitsee Googlen konesalissa Suomessa. Tässä oppaassa käydään läpi käyttökohteet, kaksi hankintatapaa, hinnat, kilpailutuksen pelisäännöt ja se, miten käyttöönotto etenee.

Mihin kunta käyttää infonäyttöjä?

Kunta on infonäytöille poikkeuksellisen monipuolinen ympäristö, koska toimipisteitä ja yleisöjä on niin monta. Samalla alustalla hoituvat kaikki seuraavat, ja jokainen toimipiste voi silti näyttää omaa sisältöään.

Kaupungintalo ja virastot. Ajankohtaiset tiedotteet, päätöksenteon aikataulut, palveluiden aukioloajat ja opastus oikeaan kerrokseen. Aulan näyttö korvaa telineeseen unohtuneet esitteet.

Kirjastot. Tapahtumakalenteri, uutuushyllyn nostot, satutuntien ajat ja poikkeusaukiolot. Kirjasto on usein kunnan vilkkain julkinen tila, joten sama näyttö palvelee myös koko kunnan tiedotteita.

Koulut ja oppilaitokset. Ruokalista, päivän muutokset lukujärjestykseen, tulevat tapahtumat ja henkilökunnan sisäinen viestintä opettajainhuoneessa.

Terveysasemat ja hyvinvointialueen pisteet. Odotustilan ohjeet, palveluneuvonta ja ajankohtaiset terveyskampanjat. Sisältö vaihtuu keskitetysti, joten jokainen piste viestii samalla tavalla.

Uimahallit ja liikuntapaikat. Vuorokalenterit, ryhmäliikunnan aikataulut, poikkeukset ja kausi-ilmoittautumiset siellä, missä liikkujat jo ovat.

Joukkoliikenne ja opastus. Reitti- ja aikataulunäkymät sekä opasteet asemilla ja terminaaleissa. Verkkosivupohjainen näkymä pysyy ajan tasalla lähteestään.

Museot ja tapahtumat. Näyttelyiden esittelyt, tapahtumapäivän ohjelma ja yhteistyökumppanien viestit ilman uusia painokuluja.

Miten sisältö pysyy ajan tasalla ilman käsityötä?

Yleisin huoli infonäyttöjen hankinnassa on ylläpito: kuka näitä oikein päivittää, kun tiedottajalla on jo muutenkin kiire? Vastaus on kolmiosainen.

Soittolistat. Sisältö rakennetaan kerran soittolistaksi, joka jaetaan halutuille näytöille. Kun soittolistaa muutetaan, muutos julkaistaan kaikille sitä esittäville näytöille kerralla. Koko kunnan yhteiset tiedotteet elävät yhdessä soittolistassa, jonka rinnalla jokainen toimipiste näyttää omaa sisältöään.

Ajastus. Jokaiselle dialle voi asettaa päivämäärävälin, viikonpäivät ja kellonaikaikkunat. Tapahtumailmoitus poistuu näytöltä itsestään tapahtuman jälkeen, ja kirjaston satutunti-ilmoitus näkyy vain arkiaamuisin. Kertaalleen ajastettu sisältö ei vaadi enää käsityötä.

Integraatiot. Canvassa tehdyt suunnitelmat, SharePointin ja Google Driven tiedostot ja Power BI -näkymät saadaan näytölle valmiilla integraatioilla, jolloin sisältö päivittyy lähteestään. Minkä tahansa verkkosivun voi näyttää suoraan URL-osoitteella, esimerkiksi joukkoliikenteen aikataulunäkymän tai kunnan tapahtumakalenterin.

Keskitetty hallinta, hajautettu sisällöntuotanto

Kunnassa sisältöä tekevät monet: viestintäyksikkö, kirjaston tiedottaja, liikuntatoimen ohjaaja ja koulun kanslia. InfoBoxissa on laajat käyttöoikeushallinnat: kunkin käyttäjän pääsyn voi rajata resurssikohtaisesti näyttöihin, soittolistoihin ja mediakansioihin. Näin kirjaston käyttäjä hallitsee vain kirjaston näyttöjä, mutta viestintäyksikkö pitää koko kunnan yhteisen soittolistan ajan tasalla.

Käyttäjämäärää ei rajoiteta eikä käyttäjistä laskuteta erikseen, joten jokaiselle toimipisteelle voi antaa omat tunnukset ilman lisäkustannusta.

Kaksi hankintatapaa: nykyiset näytöt tai avaimet käteen

Kunnan ei tarvitse aloittaa laitehankinnalla. InfoBoxin voi ottaa käyttöön kahta reittiä, ja niitä voi yhdistellä toimipisteittäin.

Reitti 1: käytä nykyisiä näyttöjä. Android-televisio toimii suoraan ilman lisälaitetta. Muihin televisioihin ja näyttöihin liitetään 59 euron InfoBox Basic -laite HDMI-porttiin. Ohjelmisto maksaa 9 €/näyttö/kk alle kymmenen näytön kokonaisuuksissa ja 7 €/näyttö/kk vähintään kymmenellä näytöllä, laskutettuna vuosittain. Tämä on nopein ja edullisin tapa, jos toimipisteissä on jo käyttökelpoisia näyttöjä.

Reitti 2: avaimet käteen -leasing. Uudet ammattitason Maxhub-näytöt, ohjelmisto, seinäteline, esiasennus ja toimitus yhtenä pakettina alkaen 27 €/näyttö/kk 36 kuukauden leasingsopimuksella. Sopimuskauden päättyessä näytöt voi lunastaa 50 eurolla näyttöä kohti. Tämä sopii kohteisiin, joissa näyttöjä ei vielä ole tai vanhat halutaan vaihtaa kerralla.

Mitä infonäyttöjärjestelmä maksaa kunnalle?

Ohjelmiston hinta on julkinen ja sama kaikille: 9 €/näyttö/kk yhdestä yhdeksään näyttöön ja 7 €/näyttö/kk 10–50 näytön kokonaisuuksissa, molemmat laskutetaan vuosittain. Yli 50 näytön kokonaisuudet hinnoitellaan tarjouksella. Hinnat ovat ilman arvonlisäveroa.

Vertailun vuoksi: 20 näytön verkosto maksaa ohjelmistona vähemmän vuodessa kuin yksi painettu esitesarja jakelukuluineen. Jos näytöt hankitaan leasingpaketilla, 43 tuuman kokonaisuus maksaa alkaen 27 €/näyttö/kk, ja hinta sisältää myös ohjelmiston. Laskelman omalle näyttömäärälle saa parissa minuutissa hintalaskurista.

Hankinta ja kilpailutus: mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjata

Hankintalain kansallinen kynnysarvo tavara- ja palveluhankinnoissa on 60 000 euroa. Kunnan infonäyttöhankinta jää yleensä selvästi sen alle: esimerkiksi 20 näytön ohjelmisto maksaa 1 680 euroa vuodessa, eikä nelivuotinenkaan sopimuskausi laitteineen nouse lähelle kynnysarvoa. Tällöin kyse on pienhankinnasta, joka tehdään kunnan omien hankintaohjeiden mukaan, kevyimmillään hintavertailulla tai suorahankintana.

Vertailua varten tarjouspyyntöön tai hintavertailuun kannattaa kirjata ainakin nämä viisi asiaa:

InfoBoxin vastaukset näihin ovat julkisia: hinnat ovat sivuilla, käyttäjämäärää ei rajoiteta, tuki on suomenkielistä ja ohjelmistosopimus on vuoden mittainen. Alustaa käyttää yli 400 yritystä ja organisaatiota, kunnista esimerkiksi Kuhmoinen.

Saavutettavuus ja monikielisyys

Näyttöviestintä täydentää verkkopalveluita siellä, missä ne eivät tavoita: aulassa asioivaa ikäihmistä, uimahallin kävijää tai kuntalaista, joka ei käytä sosiaalista mediaa. Suuri kirjasinkoko ja selkeä kontrasti tekevät näytöstä helposti luettavan, ja sama viesti voidaan kierrättää usealla kielellä peräkkäisinä dioina, esimerkiksi suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

Häiriötilanteiden viestintä

Kun vedenjakelussa on katko, uimahalli suljetaan yllättäen tai terveysaseman ajanvaraus ruuhkautuu, tieto pitää saada nopeasti sinne, missä ihmiset asioivat. Keskitetysti hallittu näyttöverkosto on tässä vahvimmillaan: kiireellinen tiedote julkaistaan kerran, ja se näkyy kaikissa toimipisteissä sekunneissa.

Näyttö toimii myös silloin, kun verkkoyhteys ei toimi. Sisältö on tallennettu laitteelle paikallisesti, joten viimeisin julkaistu tieto pysyy esillä katkon ajan. Näyttöjen tila näkyy hallinnassa toimipisteittäin, joten pimeä näyttö huomataan etänä eikä vasta kuntalaispalautteesta. Viranomaisten vaaratiedotteita näytöt eivät korvaa, mutta ne täydentävät virallisia kanavia siellä, missä kuntalaiset liikkuvat.

Tietoturva ja datan sijainti

InfoBoxin data sijaitsee Google Cloudin konesalissa Suomessa, ja palvelu on GDPR:n mukainen. Näytöt eivät kerää tietoa yleisöstä: ne vain esittävät sisältöä, joten henkilötietojen käsittely jää vähäiseksi. Sisällönhallinta tapahtuu selaimessa käyttäjätunnuksin, ja käyttöoikeudet voi rajata toimipisteittäin niin, että kirjaston käyttäjä hallitsee vain kirjaston näyttöjä.

Sisältö tallentuu näyttölaitteelle paikallisesti, joten näyttö jatkaa toimintaansa, vaikka verkkoyhteys katkeaisi. Yhteyden palattua muutokset synkronoituvat automaattisesti.

Käyttöönotto kolmessa vaiheessa

1. Valitse pilotti. Yleisin aloitus on yksi vilkas toimipiste, esimerkiksi kirjasto tai virastotalon aula, jossa näytön vaikutuksen näkee heti.

2. Kytke laitteet. Android-televisio kirjautuu suoraan alustaan, muihin näyttöihin liitetään Basic-laite HDMI-porttiin. Käyttövalmis muutamassa minuutissa näyttöä kohti, ja perehdytys sisältyy hintaan.

3. Laajenna verkostoksi. Kun sisältörutiini toimii, uusia toimipisteitä lisätään samaan hallintaan. Hinta putoaa 7 euroon näyttöä kohti, kun näyttöjä on vähintään kymmenen.

Lisää kuntien ja kaupunkien käyttökohteita, laitevaihtoehtoja ja molempien hankintareittien vertailu löytyy kuntien infonäyttösivulta.